Pengertian, Manfaat, Cara Pembuatan, dan Contoh Notulen Rapat Segala

Makalah.id – Bagaimana contoh notulen rapat yang tepat? Notulen rapat merupakan hal yang wajib ada di setiap rapat maupun diskusi. Notulen rapat ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan berita acara karena menyediakan informasi mengenai jalannya rapat. Selain itu, notulen rapat juga biasanya mencantumkan informasi mengenai siapa saja orang yang hadir dalam rapat tersebut, termasuk juga pimpinan rapat.

Perlu anda tahu bahwa di dalam menulis contoh notulen rapat yang baik anda harus memperhatikan beberapa hal. Salah satunya adalah kaidah penulisan notulen rapat yang menggunakan bahasa formal. Artinya, notulen rapat ini juga tidak jauh berbeda dengan surat resmi karena sama-sama menggunakan bahasa resmi.

Selain itu, ada banyak contoh notulen rapat yang beraedar tergantung dari jenis kegiatan, instansi, organisasi, maupun juga kebutuhannya. Bagi anda yang ingin menulisnya, maka perlu anda tahu bahwa notulen rapat ditulis secara ringkas, sistematis. Dengan begitu, pembaca bisa mengetahui seperti apa jalannya rapat dan hasil yang telah disepakati dalam rapat.

Manfaat Notulen

Lalu apa saja manfaat penulisan notulen? Tentu saja manfaat penulisan notulen banyak sekali. Di bawah ini kami akan menjelaskan kepada anda tentang apa saja manfaat yang terkandung di dalam penulisan notulen.

1. Alat bukti

Manfaat pertama dari notulen adalah digunakan sebagai alat bukti. Contohnya notulen yang isinya tentang pembuatan organisasi. Jika ternyata organisasi tersebut hendak mendaftar maupun mengalami perubahan dan bahkan penutupan, maka notulen tersebut sangat dibutuhkan.

2. Pedoman rapat

Untuk manfaat notulen yang satu ini mungkin sering anda temukan, khususnya anda yang kerap menulis notulen rapat. Notulen rapat digunakan sebagai pedoman ketika hendak melakukan rapat sebelumnya. Ketika rapat sebelumnya belum mendapat keputusan, maka notulen rapat inilah yang berperan untuk memberitahu seperti apa jalannya rapat dan kira-kira seperti apa langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

3. Mengetahui peserta yang tidak hadir

Manfaat ketiga adalah notulen bisa digunakan untuk mengetahui kira-kira siapa saja yang tidak hadir di dalam rapat maupun acara tertentu yang diselenggarakan. Mungkin anda sudah tahu bahwa notulen tidak hanya berisi tentang jalannya kegiatan, melainkan juga daftar peserta yang hadir dalam kegiatan tersebut.

Artinya, dari sini and abis tahu kira-kira siapa saja orang yang tidak hadir dalam acara tersebut. Dengan begitu, mugkin anda bisa menghubungi yang bersangkutan jika memang tidak ada keterangan yang jelas mengenai ketidakhadirannya.

4. Sebagai dokumen

Notulen wajib dibuat secara lengkap, jelas, dengan informasi yang tidak bertele-tele. Mengapa? Karena notulen akan dijadikan sebagai arsip. Selain itu, notulen juga harus disimpan maupun disusun secara rapi dengan berdasarkan kronologisnya. Artinya, notulen harus ditulis secara sistematis sehingga memudahkan siapa saja yang ingin mengetahui seperti apa jalannya rapat dan apa saja keputusan telah disepakati di dalam rapat yang telah diselenggarakan.

5. Alat pengingat

Selain digunakan sebagai alat bukti, notulen juga digunakan sebagai pengingat bagi para peserta yang hadir dalam rapat yang diselenggarakan. Tidak jarang peserta rapat lupa kira-kira apa saja hal-hal yang dibahas dalam rapar tersebut. Untuk mengingatkan mengenai jalannya rapat, maka notulen inilah yang berperan sebagai pengingat.

Dengan adanya pengingat ini, maka peserta rapat bisa mengetahui apa saja yang dibahas pada rapat sebelumnya. Mereka juga bisa mengetahui kira-kira seperti apa kegiatan yang akan diselenggarakan pada rapat selanjutnya.

Cara Membuat Notulen Rapat

Setelah kami menjelaskan tentang pengertian dan juga fungsi notulen rapat, maka berikut ini kami akan menjelaskan kepada anda perihal bagaiman cara membuat notulen rapat yang baik karena notulen rapat memiliki formatnya sendiri yang membedakan dengan dokumen lainnya.

1. Kop instansi atau organisasi

Seperti yang sudah kami sebutkan bahwa notulen rapat tidak jauh berbeda dengan surat resmi yang sama-sama menggunakan bahasa formal. Maka dari itu, anda harus mencantumkan kop instansi maupun organisasi. Namun untuk notulen rapat yang bersifat tidak resmi mungkin anda bisa mengabaikan bagian kop ini dan bisa menggantinya dengan judul.

2. Detail kegiatan

Cara kedua adalah membuat detail kegiatan. Detail kegiatan merupakan salah satu bagian terpenting yang akan dilihat oleh orang yang membaca notulen. Notulen rapat harus menjelaskan tentang alur kegiatan mulai awal sampai dengan akhir. Jadi, pembaca bisa langsung memahami kira-kira seperti apa jalannya rapat dan apa saja poin penting yang terdapat di daalam rapat yang sudah diselenggarakan.

3. Isi notulen

Biasanya bagian isi notulen akan ditulis dengan susunan acara rapat secara lengkap, diantaranya pembukaan, sambutan, maupun isi dari apa yang dibicarkan oleh pemateri. Namun perlu anda ingat bahwa notulen rapat bukan berarti anda menulis setiap apa yang dibicarakan di dalam rapat tersebut karena pasti hal ini akan membutuhkan waktu yang lama dan informasinya pun akan rancu.

Yang harus anda lakukan adalah dengan menulis poin-poin penting yang dibicarakan yang masih berkaitan dengan topik rapat. Bukan hanya itu saja, notulen rapat juga harus mencantumkan tanda tangan yang ditandatangani oleh orang yang memimpin rapat.

Di bagian bawah atau di halaman selanjutnya anda akan menemukan adanya daftar hadir yang tentunya berisi siapa saja para peserta rapat. Dari sini anda juga bisa mengetahui kira-kira siapa saja peserta rapat yang berhalangan hadir.

Contoh notulen rapat pemasaran

contoh notulen rapat

Contoh notulen rapat lokakarya

contoh notulen rapat

Contoh notulen rapat persipan hari kartini

contoh notulen rapat

Contoh notulen rapat desa

contoh notulen rapat

 

Demikian informasi yang bisa kami sampaikan mengenai pengertian, manfaat, cara membuat, dan juga beberapa contoh notulen rapat. Kami juga menyarankan anda mengetahui informasi lainnya yaitu contoh laporan wawancara. Semoga bermanfaat.

ARTIKEL TERKAIT

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.